در عرصه تجارت بین‌المللی، اطمینان از اصالت و کیفیت کالاهای مبادله شده نیازمند بررسی و ارزیابی کالا قبل از حمل و ارسال کالا به خریدار است. در این شرایط شرکت‌های بازرسی کالا با برعهده گرفتن مسئولیت بازرسی محصولات و کالاهای صادراتی، روند ارزیابی، سنجش، صحه گذاری و انطباق دهی کالا با استانداردها، قوانین و مفاد قرارداد بین خریدار و فروشنده را برعهده می‌گیرند؛ اما نقش اصلی و وظیفه این شرکت‌های بازرسی کالا چیست؟ چنین شرکت‌هایی چگونه مبادلات تجاری را تسهیل می‌کنند؟ در این نوشته از وبلاگ پویا پرتو، قصد داریم به این سوالات پاسخ دهیم و به طور دقیق وظایف شرکت‌های بازرسی کالا را با نکات و الزامات مربوطه شرح دهیم.
قبل از پرداختن به موضوع وظایف شرکت بازرسی کالا، لازم می‌دانیم به روند و مراحل مهمی که قبل از طی شدن بازرسی و اجرای تعهدات و وظایف شرکت بازرسی بایستی اشاره شود، بپردازیم. هر خریدار کالایی که قصد همکاری با شرکت بازرسی کالا را دارد، باید مراحل اولیه برای عقد قرارداد با این شرکت‌ها را طی کند. این مراحل بدین شرح است:
مشتری (خریدار یا واردکننده) با توجه به نیاز خود، درخواست بازرسی کالا را به شرکت بازرسی ارسال می‌کند. این درخواست شامل جزئیاتی مانند نوع کالا، مشخصات فنی، محل بازرسی و زمان‌بندی موردنظر است.
پس از دریافت درخواست، مدیر فنی شرکت بازرسی ارزیابی می‌کند که آیا شرکت توانایی انجام بازرسی موردنظر را دارد یا خیر. این ارزیابی شامل بررسی تخصص‌های موردنیاز، تجهیزات لازم و منابع انسانی موجود است.
پس از تأیید امکان انجام بازرسی، شرکت بازرسی و مشتری شرایط و جزئیات بازرسی را مورد بحث قرار داده و به توافق می‌رسند. این توافق شامل نوع بازرسی (کیفی، کمی، بسته‌بندی و غیره)، محل انجام بازرسی (مبدأ، مقصد، حین تولید) و هزینه‌ها است. سپس قرارداد رسمی بین طرفین منعقد می‌شود.
مدیر فنی برنامه‌ریزی‌های لازم را برای اعزام بازرسان به محل موردنظر انجام می‌دهد. این شامل تعیین زمان‌بندی، تخصیص بازرسان متخصص و هماهنگی‌های لجستیکی است تا فرآیند بازرسی به‌صورت مؤثر و کارآمد انجام شود.
در فرآیند بازرسی کالا توسط شرکت‌های بازرسی کالا، ارزیابی‌های دقیقی از مرحله تولید تا تحویل نهایی انجام می‌گیرد. در واقع شرکت‌های بازرسی، با بهره‌گیری از تخصص و تجربه، وظایفی چون تایید اصالت فروشنده، بررسی کیفیت و کمیت کالا، نظارت بر بسته‌بندی و حمل‌ونقل و صدور گواهی‌های معتبر را بر عهده دارند. این اقدامات، نه‌تنها به تسهیل مبادلات تجاری کمک می‌کند، بلکه با کاهش ریسک‌ها و جلوگیری از ورود کالاهای نامرغوب، به حفظ سلامت اقتصادی و رضایت مصرف‌کنندگان نیز یاری می‌رساند. با آگاهی از این موارد، در ادامه به صورت جزئی‌تر وظایف شرکت بازرسی کالا را با هم بررسی و مرور می‌کنیم:
بر اساس آیین‌نامه تایید صلاحیت شرکت‌های بازرسی‌کننده و ضوابط بازرسی کالاها، شرکت‌های بازرسی موظف به ارزیابی دقیق اصالت و صلاحیت فروشندگان هستند تا از صحت معاملات و کیفیت کالاهای مبادله‌شده اطمینان حاصل شود. این ارزیابی شامل بررسی مدارک ثبتی و حقوقی معتبر، سابقه فعالیت، توانمندی‌های فنی و مالی و رعایت استانداردهای ملی و بین‌المللی است. هدف از این بازرسی، اطمینان از توانایی فروشنده در اجرای تعهدات و تامین کالا با کیفیت مطلوب مطابق با مشخصات قرارداد است.
این ارزیابی به تجار و خریداران کمک می‌کند تا پیش از شروع تولید، از توانایی فروشنده در ارائه کالاهایی با کیفیت یکنواخت و اجرای تعهدات اطمینان حاصل کنند. چنین ممیزی‌هایی اهمیت ویژه‌ای در تضمین اعتماد متقابل و پایداری در زنجیره تامین دارند.
در نهایت بازرسی اصالت فروشنده و سیستم مدیریت کیفیت فروشنده یا تولیدکننده به عنوان بخشی از وظایف شرکت بازرسی کالا، به کاهش ریسک‌های تجاری، جلوگیری از ورود کالاهای نامرغوب به بازار و حفظ حقوق مصرف‌کنندگان کمک می‌کند.
شرکت‌های بازرسی کالا در ایران وظیفه دارند کالاهای مورد معامله را از نظر کیفی و براساس ویژگی‌ها و استانداردهای کیفی تعیین‌شده در قرارداد، با سفارش خریدار مطابقت دهند. این فرآیند شامل بررسی دقیق مشخصات فنی و سایر ویژگی‌های کالا است تا اطمینان حاصل شود که محصول تحویلی با مفاد قرارداد و استانداردهای ملی و بین‌المللی همخوانی دارد. این بازرسی‌ها می‌توانند در مراحل مختلفی از جمله حین تولید، قبل از حمل، در مبدا یا مقصد انجام شوند. بررسی این انطباق، خریدار را از دریافت کالاهای با کیفیت مطلوب و مورد توافق مطمئن می‌کند و از ورود کالای نامرغوب به کشور و ارسال به خریدار جلوگیری می‌کند.
یکی دیگر از وظایف شرکت بازرسی کالا، ارزیابی کمیت کالاهای سفارشی است. بازرسی کمیت کالا بر اساس معیارهایی نظیر وزن، حجم، تعداد و موارد مشابه انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که میزان کالا با مقدار درج‌شده در قرارداد مطابقت دارد. این بررسی، از تحویل ناقص کالا و بروز اختلافات تجاری جلوگیری می‌کند.
در قراردادهای خرید، تعیین دقیق محل ساخت کالا اهمیت دارد، زیرا برخی شرکت‌ها محصولات خاصی را تحت لیسانس خود در کشورهای دیگر تولید می‌کنند که ممکن است کیفیت یا مشخصات آن‌ها با محصول اصلی متفاوت باشد. برای جلوگیری از ابهام، توصیه می‌شود در قراردادها به‌جای استفاده از عبارت “Place of Origin”، از اصطلاحاتی مانند “Place of Manufacture”، “Place of Make” یا “Place of Assembling” استفاده شود تا محل دقیق ساخت هر جز مشخص گردد.
در مواردی که چنین چالشی پیش می‌آید، یکی دیگر از وظایف شرکت بازرسی کالا، بررسی و تایید کشور سازنده یا محل تولید کالا است. این فرآیند شامل ارزیابی مدارک و مستندات مرتبط با محل تولید، نظارت بر فرآیندهای تولیدی و اطمینان از انطباق آن‌ها با استانداردهای ملی و بین‌المللی است. این اقدام به خریداران اطمینان می‌دهد که کالای دریافتی مطابق با مشخصات سفارش داده‌شده و تولیدشده در محل یا کشوری است که در قرارداد ذکر شده است.
شرکت‌های بازرسی کالا در ایران موظف‌اند بر فرآیند بسته‌بندی و برچسب‌گذاری محصولات نظارت دقیق داشته باشند. این نظارت شامل ارزیابی کیفیت بسته‌بندی، اطمینان از استفاده از مواد مناسب، رعایت استانداردهای ملی و بین‌المللی در بسته‌بندی و بررسی صحت اطلاعات مندرج بر روی برچسب‌ها است. این موضوع به خصوص در حفظ کیفیت و سلامت کالاهای مربوط به مواد شیمیایی، دارویی و خوراکی اهمیت بسیار بیشتری دارد. از این رو لازم است اطلاعاتی نظیر نام محصول، مشخصات فنی، تاریخ تولید و انقضا، شرایط نگهداری و هشدارهای ایمنی به‌درستی و به‌طور کامل بر روی برچسب‌ها قید شوند. هدف از این بازرسی‌ها، تضمین حفاظت مناسب از کالا در طول حمل‌ونقل، جلوگیری از بروز آسیب به کالا و یا افت کیفیت آن، اطلاع‌رسانی صحیح به مصرف‌کنندگان و جلوگیری از ورود محصولات با بسته‌بندی نامناسب یا اطلاعات نادرست به بازار است. این اقدامات به حفظ کیفیت کالا، رضایت مشتریان و رعایت الزامات قانونی کمک می‌کند.
این وظیفه شرکت بازرسی کالا، شامل بررسی وضعیت نو بودن یا زمان ساخت کالا و تطبیق آن با شرایط قرارداد است برای جلوگیری از ورود محصولات تاریخ گذشته و نامناسب به بازار و حفظ حقوق مصرف کننده و خریدار است. اهمیت این موضوع به‌ویژه در کالاهایی با تاریخ انقضا (مانند مواد شیمیایی و دارویی) یا کالاهایی که پس از ورود مدل‌های جدید ارزش خود را از دست می‌دهند، بسیار بالاست. به این ترتیب مطمئن شدن از تحویل کالای جدید یا مطابق با توافق، از بروز مشکلات کیفی و اقتصادی جلوگیری می‌کند و به خریداران اطمینان می‌دهد که کالای دریافتی با مشخصات سفارش داده‌شده مطابقت داشته و در بازه زمانی مناسب برای مصرف یا استفاده قرار دارد.
وسیله حمل نامناسب می‌تواند منجر به آلودگی یا آسیب به کالا شود؛ به‌عنوان مثال، در حمل‌ونقل کالاهای فله جامد و مایعات توسط کشتی‌های فله‌بر یا تانکرها، نظافت و مناسب بودن وسیله حمل از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، ارزیابی و تایید وسیله حمل به‌عنوان بخشی از فرآیند بازرسی، به حفظ کمیت و کیفیت کالا کمک می‌کند.
شرکت‌های بازرسی کالا در ایران موظف‌اند تایید نهایی کالا را بر اساس مفاد قرارداد، استانداردهای ملی و بین‌المللی و نتایج آزمایش‌ها و نمونه‌برداری‌ها اعلام کنند. این فرآیند شامل نهایی سازی ارزیابی دقیق مشخصات کمی و کیفی کالا، ارائه نتایج آزمون‌های فنی در آزمایشگاه‌های معتبر و مقایسه نتایج با الزامات قراردادی و استانداردهای مربوطه است. هدف از این بازرسی‌ها، اطمینان از انطباق کامل کالا با تعهدات فروشنده، تضمین کیفیت و ایمنی محصول و حفظ حقوق خریداران و مصرف‌کنندگان می‌باشد.
مرحله نهایی در فرآیند بازرسی کالا، صدور گواهینامههای مربوطه است که نشان‌دهنده انطباق کامل کالا با مفاد قرارداد، استانداردهای ملی و بین‌المللی و نتایج آزمون‌ها و نمونه‌برداری‌ها است. این گواهینامهها، مانند گواهی بازرسی کالا (COI)، توسط شرکت‌های بازرسی معتبر صادر شده و به‌عنوان اسناد رسمی در مبادلات تجاری و ترخیص کالا از گمرک مورد استفاده قرار می‌گیرند. صدور این گواهینامهها به خریداران و نهادهای نظارتی اطمینان می‌دهد که کالای موردنظر با مشخصات فنی و کیفی توافق‌شده مطابقت داشته و تمامی الزامات قانونی و استانداردهای مربوطه را رعایت کرده است. این اقدام نهایی توسط شرکت بازرسی کالا، نقش مهمی در تسهیل فرآیندهای تجاری، کاهش ریسک‌های مرتبط با کیفیت کالا و حفظ حقوق مصرف‌کنندگان ایفا می‌کند.
پس از تایید نهایی گزارش توسط بازرس اعزامی به ایستگاه بازرسی، شرکت بازرسی گواهینامههای مربوطه را صادر کرده و به مشتری ارائه می‌دهد. این گواهینامهها نشان‌دهنده انطباق کالا با استانداردها و مشخصات تعیین‌شده هستند و در فرآیندهای تجاری و گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. انجام دقیق و هماهنگ این مراحل توسط شرکت‌های بازرسی، تضمین‌کننده کیفیت و انطباق کالاها با الزامات موردنظر مشتریان و استانداردهای بین‌المللی است.
در صورتی که قصد همکاری با شرکتی معتبر و با نازل‌ترین قیمت جهت انجام امور بازرسی کالا هستید، تیم مجرب و متخصص پویا پرتو با گذر از سال‌ها تجربه و فرازونشیب‌های این مسیر، آماده ارائه خدمات و مشاوره بازرسی کالا به شما همکاران و مخاطبان گرامی است. برای کسب اطلاعات بیشتر کافیست از طریق تماس با ما، با کارشناسان پویا پرتو در ارتباط باشید.
